Zarząd, który podejmuje decyzje na podstawie przeczucia i doświadczenia, dziś coraz częściej przegrywa z konkurencją, która te same decyzje opiera na twardych liczbach dostępnych w każdej chwili. System ERP, taki jak enova365, gromadzi ogromne ilości danych z każdego działu firmy: sprzedaży, magazynu, finansów, produkcji. Same dane niewiele jednak znaczą, dopóki ktoś nie nada im sensu. Tę rolę pełnią moduły Business Intelligence, które zamieniają setki tysięcy rekordów w konkretny, zrozumiały obraz kondycji firmy.
Problem w tym, że wdrożenie modułu BI to dopiero początek drogi. Prawdziwym wyzwaniem jest utrzymanie analityki w zgodzie z firmą, która nieustannie się zmienia. A zmienia się niemal zawsze szybciej, niż ktokolwiek zdąży to zauważyć.
Dlaczego systemy BI to podstawa dzisiejszego zarządzania?
Jeszcze kilka lat temu standardem było przygotowywanie zestawień na koniec miesiąca, gdzie ktoś z księgowości lub controllingu spędzał kilka dni na łączeniu danych z różnych źródeł w jeden arkusz, żeby zarząd mógł zobaczyć wyniki sprzed czterech tygodni. Dziś to podejście po prostu nie nadąża za tempem, w jakim działa rynek.
Raportowanie BI zintegrowane z enova365 daje menedżerowi jeden ekran, na którym widzi kluczowe wskaźniki z kilku obszarów jednocześnie: sprzedaż w podziale na regiony, rotację towaru w magazynie, bieżącą płynność finansową. Nikt nie musi już prosić poszczególnych działów o „zrobienie tabelki” na potrzeby najbliższego spotkania zarządu. Dane są tam, gdzie mają być, w momencie, w którym są potrzebne. To zmienia charakter samych spotkań zarządu: zamiast dyskusji o tym, czyje liczby są bardziej aktualne, zaczyna się rozmowa o tym, co z tymi liczbami zrobić.
Zmiana w biznesie a rzetelność raportów – problem „sztywnego” systemu
Firma, która dziś ma dwa działy sprzedaży i jeden magazyn centralny, za rok może mieć nową spółkę zależną, dodatkowy kanał sprzedaży online albo zupełnie inną strukturę organizacyjną. To normalna kolej rzeczy w rozwijającym się biznesie. Problem zaczyna się wtedy, kiedy struktura analityki w BI nie nadąża za tymi zmianami.
Model danych, który raz skonfigurowano i pozostawiono samemu sobie, z czasem przestaje odzwierciedlać rzeczywistość firmy. Nowy dział sprzedaży może nie być uwzględniony w podziale raportowym, marża liczona jest według starego schematu kosztowego, a spółka zależna w ogóle nie pojawia się w skonsolidowanym zestawieniu. Efekt bywa dotkliwy, gdyż zarząd otrzymuje raporty, które formalnie się zgadzają, ale pokazują nieaktualny lub wręcz błędnie liczony obraz rentowności. Decyzje inwestycyjne podjęte na podstawie takich danych rzadko okazują się trafne, a odkrycie pomyłki zwykle następuje dopiero przy okazji audytu albo, gorzej, przy okazji straty.
Jak dbać o stabilność danych analitycznych?
Żeby raportowanie BI było miarodajne, musi opierać się na w pełni stabilnym, na bieżąco rozwijanym oprogramowaniu bazowym. Sama licencja na system i moduł analityczny to zdecydowanie za mało. Za rzetelnością liczb stoi zwykle ktoś, kto pilnuje wydajności bazy danych i poprawnego obiegu informacji między spółkami czy działami, zanim jeszcze te dane trafią na dashboard.
W praktyce oznacza to regularne dostosowywanie modelu danych do zmian w firmie, monitorowanie, czy wszystkie źródła danych rzeczywiście się ze sobą zgadzają, oraz szybkie reagowanie, gdy coś zaczyna się rozjeżdżać. To zadanie dla doświadczonych specjalistów, a nie coś, co dzieje się samo z siebie po podpisaniu umowy licencyjnej. Podobnie o ciągłość działania ERP dbają firmy opisane w tekście o tym, jak firmy zabezpieczają ciągłość działania ERP. Dobrze to pokazuje, że stabilność systemu i wiarygodność płynących z niego danych to w gruncie rzeczy jedno i to samo zagadnienie.
Sukces w analityce to opieka nad ERP
System i analityka zbudowana na nim to w praktyce coś na kształt żywego organizmu, a nie gotowego produktu, który raz uruchomiony działa bez ingerencji. Środowisko analityczne wymaga ciągłych, drobnych korekt, jak kalibracji wskaźników, dostosowywania widoków do nowych potrzeb zarządu, monitorowania samej bazy danych, na której to wszystko się opiera.
Sam wdrożony system to nie wszystko. Do precyzyjnej, wiarygodnej analityki potrzebne jest bieżące dostosowywanie narzędzia i profesjonalna pomoc kogoś, kto zna specyfikę firmy i reaguje, zanim drobna niespójność w danych zdąży urosnąć do rangi błędnej decyzji zarządu. Właściwie zaplanowane utrzymanie enova365 to nie tylko spokój dla działu IT, ale przede wszystkim gwarancja, że menedżerowie opierają swoje decyzje BI na zawsze aktualnych, bezbłędnych danych pochodzących ze stabilnego środowiska.
Firmy, które to rozumieją, coraz częściej korzystają ze stałej opieki specjalistów BPX Smart Support Center, traktując ją nie jako dodatkowy koszt, lecz jako element infrastruktury decyzyjnej firmy na równi z samym systemem ERP. Biznes musi traktować system i płynącą z niego analitykę jak żywy organizm, który wymaga stałej opieki, a nie jednorazowej inwestycji odhaczonej na liście zadań. To właśnie ta różnica decyduje, czy zarząd za rok będzie podejmował decyzje na podstawie danych, którym można ufać, czy tylko takich, które wyglądają wiarygodnie.
Artykuł sponsorowany
